Sinds 1996 is het gemeentearchief gevestigd in het onder monumentenzorg vallende gebouw van de zogenaamde "Präparandie" (1894) van de voormalige Pruisische lerarenopleiding. Het stadsarchief van Rüthen is een gemeentelijke instelling. In deze functie neemt het archiefwaardige documenten over (waaronder akten, dossiers, kaarten, plannen, foto's) die zijn ontstaan in de loop van administratieve activiteiten, om ze permanent op te slaan en hun bewaring te garanderen. Dit archiefmateriaal wordt georganiseerd, geregistreerd en geïndexeerd om het bruikbaar te maken voor officiële, wetenschappelijke, journalistieke en privédoeleinden.
Bovendien verzamelt het gemeentearchief documenten van niet-gemeentelijke oorsprong (bijv. van verenigingen, organisaties, bedrijven, boerderijen, particulieren), op voorwaarde dat dit materiaal van historisch belang is en een verband heeft met Rüthen en zijn gemeenten. Ze zijn bedoeld als aanvulling op de officiële archieven om een zo divers mogelijk beeld van het verleden te documenteren. In elk geval geeft het archief gratis en vrijblijvend advies bij vragen over het bewaren van dit geschreven materiaal.
Naast zijn traditionele taak als 'geheugen' van de administratie ziet het gemeentearchief zichzelf vooral als een gemeentelijk dienstencentrum voor zowel lokale burgers die geïnteresseerd zijn in geschiedenis als bezoekers en gebruikers van buitenaf - namelijk als een plaats van historische informatie en ontmoeting en van hedendaags historisch werk voor het gebied van Rüthen en omgeving.
Verdere uitleg van het begrip "Präparandie":
Een voorbereidende school (of Präparandenschule), soms ook Präparandie genoemd, was van de 18e tot het begin van de 20e eeuw het lagere niveau van de lerarenopleiding in het basisonderwijs. Het bereidde studenten voor op de lerarenopleiding, waar de term "preparand" (Latijn voor iemand die moest worden voorbereid) vandaan komt. De opleiding begon onmiddellijk na het einde van de lagere of middelbare school.